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浅谈商务会议策划的流程以及注意细节
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浅谈商务会议策划的流程以及注意细节
时间:2020-10-23来源:元通文化浏览:

    一般大型的会议、会展,都会考虑请妆业的策划公司,因为会议、会展等策划是一项非常复杂的事情,当活动策划公司在接到任务后,首先就是进行会议策划,今天请河南活动策划公司-元通文化带大家了解进行会展策划的具体流程以及策划注意细节。
 
一、商务会议策划的流程
 
1、联系
 
    客户有意向在会后与我们联系,我们会要求对方提供尽可能详细的一些计划,以便于策划和策划方案。
 
2、商务会议策划
 
    根据客户会议的基本要求,策划会议的基本方案:地点选择、酒店选择、日程安排、会议项目、餐饮安排、接送机安排等。每个细节都必须考虑到顾客的容忍和满意。
 
3、方案提供
 
    与客户沟通基本策划思路,并形成方案,使客户在其所在单位进行记录和审批;
 
4、前期考察
 
    在前期进行一些基本沟通后,客户通常会选择进行规划方案的现场调查,并提供所有的协助;
 
5、合约
 
    检查满意后,签订合同,所有接待内容均写入,详细内容非常重要;虽然前面略显笨重,但很多相关问题都得到了很好的解决。
 
6、预付款
 
    签订合同需要一定数额的预付款,这样整个会议过程就会顺利进行,因为酒店预订需要预付款,汽车预订也需要预付款;如果没有预付款,我们的订单随时可能被取消;这是一个不可弥补的麻烦,特别是当会议次数为大的。
 
7、预订
 
    这是我们必须认真做的事情之一,合同是与接待单位有关的预订,预付款必须到位。
 
8、接待
 
    接待是整个会议的核心部分,包括接线机、会议安排、会议室安排、汽车安排、活动组织等。它应该严格按照合同来运作,当然,一些突发事件或者标准的增减也可以随时调整。
 
9、业务会议汇总和结算
 
    在业务会议结束时,双方认真总结会议情况,并核对各类文件,并严格按合同履行会计。
 
二、商务会议策划注意细节
 
    1、在会议开始之前,全局性的总体策划还得由主办方来做,做出会议进程“时间进度表”。
 
    2、如果会议形式比较郑重,除了电话联系外,需要以书面文件或者通知单、邀请函的形式与各单位联系,并取得明确答复。
 
    3、会议开始时参与报到工作,作好协调工作,分发资料,同时可以认识新朋友,加深与老朋友的关系。如果与会代表是要交会务费的,主办方还得负责收取会务费。
 
    4、取得会议承办方开出的可提供的服务项目表,针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同,以法律手段保护自己的合法权益。
 
    5、主办方必须自己制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容,如果会议内容并不涉及内部机密,也可将情况告知会议承办方,请他们协助制定。
 
    6、在会议承办方帮助联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时,根据“时间进度表”进行及时的询问,落实计划的进度。

以上就是商务会议策划的流程以及注意细节,河南元通文化,河南一家专业的活动策划公司,服务范围:包括公关活动、品牌推广、创意影视、品牌创意,有需要的客户可进行免费咨询策划

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